COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

INTRODUCCIÓN

Realizar una carta o comunicación realmente es un proceso fácil, sin embargo la tarea se torna un poco más compleja y demorada cuando queremos emitir el mismo comunicado a un grupo numeroso de destinatarios, toda vez que se haría necesario crear una a una la misma comunicación para cada destinatario, afortunadamente se cuenta con la combinación de correspondencia, una herramienta facilitada por  Microsoft Word y que en combinación con otros programas como Excel y Outlook permiten hacer más fáciles y efectivos los procesos, herramienta la cual será nuestro tema a tratar en este blog, en el cual la explicaremos de una manera didáctica.

¿QUE ES COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA?

Es una aplicación que nos permite enviar un mismo documento a un numero considerable de destinatarios, mediante un modelo diseñado o plantilla, para hacer uso de esta aplicación se debe crear un origen de datos o bases de datos en Excel o Access y la una plantilla o cuerpo del documento en Word.

El uso de la combinación de correspondencia permite minimizar el tiempo en las tareas, logrando que el trabajo sea mas productivo y eficiente.



¿COMO SE HACE LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA?

1. Debemos  ingresar a Word y  en correspondencia, damos click en iniciar combinación de correspondencia y hay escogemos el tipo de documento a trabajar este puede ser una carta., correo electrónico, sobres, etiquetas, lista de direcciones. 

2. Una vez  elegido el tipo de documento creamos el cuerpo del mensaje.

3. Crear en Excel, la base de datos con la informacion que deseamos combinar,  los datos del destinatario.

4. Una vez tenemos la base de datos en excel de las personar a las cuales se enviara el mensaje, nos dirigimos a Word y  en correspondencia damos click en seleccionar destinatarios  esta opción nos permitirá elegir entre escribir una lista, usar lista existente o seleccionar de los contactos de Outlook.

4. Seleccionamos una lista existente y buscamos el archivo de Excel en el cual registramos nuestra base de datos.

5. Seleccionamos la tabla del libro de Excel en la cual se encuentra la base de datos requeridos para la combinacion de correspondencia a realizar.

6. Agregue los campos de combinación del documento principal. (los campos de combinación son el marcador de la posición que se inserta en el documento principal de acuerdo a los datos registrados en la base de datos de Excel).

7. Se combinan los datos del origen de datos (base de datos de Excel), con el documento principal para crear un nuevo documento combinado.

Ejemplo: insertaremos el campo  de combinación «DESTINATARIO»  a para que Word inserte el nombre del destinatario del documento.

8 Como resultado de la combinación realizada, es que para cada registro que contiene el origen de datos (en este caso la base de datos de Excel ) se genera una nueva carta o documento.

CONCLUSIÓN

Con esta guía practica para realizar la combinación de correspondencia permitirá que sea aplicada para crear cualquier tipo de documento que asigne campos a los datos, con el fin de aprovechar al máximo las facilidades que nos brinda esta herramienta, y cumplir con el objetivo de la misma que es reducir tiempos y hacer mas productivo y eficiente nuestro trabajo. 

OTROS ENLACES PARA CONSULTAR

Combinación de correspondencia en Office

Combinación de correo electrónico para Word y Outlook

BIBLIOGRAFIA

-Triunfar con WORD 202, Escrito por Vv.aa

- Ayuda de Microsoft Word

-http://office.microsoft.com/es-hn/videos/video-combinacion-de-correspondencia-en-office-VA101998831.aspx

-http://office.microsoft.com/es-hn/videos/video-combinacion-de-correo-electronico-para-word-y-outlook-A102029854.aspx

Por: Liliana Villalobos