miércoles, 30 de noviembre de 2011

Pasos para elaborar la combinación de correspondencia

Los pasos son muy sencillos:


  1. Tener a mano la base de datos bien sea en excel, outlook, access o en el mismo word en una tabla. a esto se le llama "origen de datos"
  2. Tener listo el documento en word que quieres combinar (carta, invitación, noticia, etc.) a este se le llama "Documento principal"
  3. Una vez listo podemos comenzar a realizar la configuración de combinación de correspondencia.

a) En la pestaña correspondencia seleccionar: iniciar correspondencia y después paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

b) PASO 1: Se abrirá la sección combinar correspondencia donde solo se seguirán 6 pasos en el que en cada uno se realizaran preguntas sencillas de seleccionar. selecciona el tipo de documento (cartas, sobres, email, etc.) que se va a trabajar aparecerá una lista como la siguiente:

Combinar correspondencia

c) PASO 2: Después de deberás seleccionar el documento inicial (osea el documento que vas a combinar y deseas enviar). Lo mejor es que ya estemos trabajando en el documento, para esto seleccionamos la primera opción.

Combinar correspondencia. Paso 2

d) PASO 3:  en este paso el asistente pedirá el origen de los datos osea la base de datos que se va a combinar, como ya la tenemos lista le decimos examinar.

Combinar correspondencia. Paso 3

 A continuación ubicamos el archivo donde se encuentran los datos "origen de los datos" y damos clic en el boton abrir.



Recordemos que en excel podemos tener varias hojas con datos, es mejor tenerlas organizadas en orden alfabético para evitar repetir el envío de correspondencia a una misma persona y hacerla mas eficiente. Aparecerá un cuadro como el siguiente:


Aquí aparecen todas las hojas de la base de datos con sus respectivos nombres, en este caso se selecciono la base de datos de Antioquia.

e) PASO 4: Ahora debemos en el documento abierto añadimos los campos de combinación, aparece un cuadro como el siguiente en este caso como quiero combinar varias campos selecciono el ultimo que dice mas elementos... 

Combinar correspondencia. Paso 4

f) PASO 5:  Aparecerá un cuadro como el siguiente de donde se seleccionaran los datos a combinar:


Después de escoger la carta aparecerá así:


Si das clic en vista previa de resultados podemos probar si quedo bien combinada:


 Y se vera la carta así:


g) PASO 6:  En este ultimo paso daremos clic en finalizar y combinar, enviar mensajes de correo electrónico ya que es lo que necesito:


y aparecerá un cuadro como el siguiente:


En para: ubicaremos el email del destintario
En asunto: Pondremos el asunto de nuestro mensaje
En formato de correo: Seleccionamos HTML 

Si quieres enviarlos todos seleccionas todos o seleccionas registro actual para que solo envíe el registro que te apareció en vista previa o le das un rango en desde - hasta. y das clic en aceptar.

Y finalizas el proceso, a partir de este ultimo paso la combinación de correspondencia funcionara correctamente.

Cabe anotar que que debes tener configurado el outlook u otro programa de correo electrónico. 


CONCLUSIÓN

En mi caso personal la combinación de correo electrónico es la mano derecha del marketing, es fácil de utilizar, efectivo y con costos bajos. 

Ahora si queremos dar a conocer nuestros productos o servicios, vender, notificar, etc. es la mejor herramienta, ademas de ahorrar tiempo ya que mientras se envían mis correos puedo estar haciendo otra cosa y para configurarlo no me demoro mas de 5 minutos.

Mi conclusión es que es:
  • Facil de configurar
  • Ahorra dinero
  • Ahorra tiempo
  • Es eficiente
  • Es moderno
  • Colabora con el medio ambiente ya que dejas el papel a un lado
Diana Prieto

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