Además, con la combinación de correspondencia, cada mensaje de correo electrónico es un correo independiente en el que cada destinatario es el único destinatario de cada mensaje. Al contrario que en el caso de los mensajes de correo electrónico a un grupo de destinatarios o destinatarios ocultos de la línea de la copia oculta (CCO) del mensaje.
El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:
- Configurar el mensaje de correo electrónico. El documento principal contiene el texto y los gráficos que son iguales en todos los mensajes. Por ejemplo, el logotipo de la empresa o el cuerpo del mensaje.
- Conectar el documento del mensaje de correo electrónico con la lista de direcciones. La lista de direcciones es el origen de datos que usa Word en la combinación de correspondencia; se trata de un archivo que contiene las direcciones de correo electrónico desde donde se envían los mensajes.
- Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Word genera un mensaje para cada dirección de correo electrónico de la lista. Si desea generar mensajes sólo para algunas direcciones de la lista de direcciones, puede elegir las direcciones, o registros, que se van a incluir.
- Agregar marcadores de posición, denominados campos de combinación de correspondencia, al documento del mensaje de correo electrónico. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con la información contenida en la lista de direcciones.
- Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia. Puede obtener una vista previa de cada mensaje antes de enviar todo el conjunto
